Werkafspraken 2017

Gezamenlijke Nationale Collectes
Protocol opgesteld door de koepelwerkgroep  

Asten- Heusden- Ommel 2017

Voor 2017 is besloten de reeds bestaande werkafspraken uit 2016 voort te zetten.

Doelstelling: 

De door de diverse aangesloten fondsen gehouden collectes, te bundelen in een gezamenlijke week.

Werktitel:

Goede Doelen Week Asten- Heusden- Ommel 2016

Criteria Fonds:

  • Aan de goede doelen week mogen deelnemen; Landelijke instellingen, verenigingen of stichtingen met een CBF keurmerk, die gezamenlijk, per fonds, één coördinator en 25 collectanten aanleveren. ( Coördinator mag bij deze 25 collectanten worden bijgeteld, mits zij/hij ook bereid is om te collecteren.)
  • Het totaal aan deelnemende fondsen die deelnemen aan de GDW wordt gesteld op 15 fondsen voor de komende 5 jaar. ( Ingang 2016).

Collecteweek:

  • Er wordt gecollecteerd in een collecteweek van één van de landelijk collecterende, deelnemende fondsen of in een collectevrije week.
  • Landelijke collecterende fondsen die deelnemen aan een gezamenlijke collecte zien af van het daarnaast collecteren in hun eigen week in de gemeente Asten waar de gezamenlijke collecte wordt gehouden.
  • Voor 2016 is gekozen voor week 21 van zondag 22 mei tot zaterdag 28 mei.

Verdeling kosten en opbrengsten:

  • De opbrengst wordt verdeeld volgens de wil van de schenker zoals zij dat aangegeven op de lijst van Goede Doelen.
  • Het verschil wordt na aftrek van de kosten gelijkelijk verdeeld onder de deelnemende Goede Doelen.
  1. Werkschema:
    Juni
    1. Evaluatie met alle deelnemende coördinatoren en vaststellen van de resultaten.
    Oktober/ november:
    2. Bepalen welke fondsen het komende jaar willen en mogen deelnemen.
    3. Het benoemen van een koepelwerkgroep bestaande uit vijf/ zes leden en één collecteleider door de deelnemende coördinatoren.
    4. Vaststellen van de gezamenlijke collecteweek.
    5. Afspraak maken voor het aanvragen van de gemeentelijke vergunning.

Minimaal 8 weken voor de collecte:
1. Aanvragen collectevergunning bij de gemeente. ( Mireille van Lierop) m.vlierop@ASTEN.NL of via website van de gemeente Asten. ( Collecteleider/ secretariaat)
2. Routes maken met: naam, collectanten, straten, bus nr.( routegroep)
3. Enveloppen met intekenlijsten en begeleidende brief maken en bestellen. ( materiaalgroep)
4. Instructiebrief voor de collectanten maken met tips en data van: uitzetten, ophalen en inleveren van de enveloppen. ( collecteleider/secretariaat)
5. Legitimatie bewijzen maken ( materiaalgroep)
6. Collecte emmers klaarmaken. ( materiaalgroep)
7. Het publiek op een juiste manier informeren/ contact met media ( PR groep)
Minimaal 1 week voor de collecte:
1. Emmers, enveloppen en legitimatie bewijzen bezorgen bij de collectanten. (bezorggroep)
2. Maandag/ dinsdag de enveloppen huis aan huis afgeven. (collectanten, deelnemende fondsen)
Collecte week:
1. Aanspreekpunt beheren met adres en telefoonnummer. ( collecteleider)
2.Maandag tot en met vrijdag; ophalen van de enveloppen door de collectanten. ( collectanten deelnemende fondsen)
3. Zaterdag; Inleveren van de gevulde emmers bij het telcentrum. ( collectanten deelnemende fondsen)
4. Opbrengst veilig stellen en verdelen over de deelnemende fondsen. ( collecteleider) Aan de fondsen wordt doorgegeven de dag van storting en het rekeningnummer van waaruit het geld is overgemaakt. De fondsen worden verzocht een brief of mailtje te sturen als bevestiging van het ontvangen bedrag.
5. Afspraak maken voor evaluatie juni ( alle deelnemende fondsen)
Taken coördinatoren deelnemende fondsen.

  1. Contact onderhouden met het fonds dat zij vertegenwoordigen en de benodigde informatie aanleveren zoals bankrekeningnummer en een bevestiging van gelden die ontvangen zijn.
  2. Vaststellen welke fondsen willen/ mogen deelnemen.
  3. Het contact onderhouden/ registreren van de collectanten van hun eigen organisatie.
  4. Het uit hun midden vormen van een koepelwerkgroep met vier leden van de werkgroep van vorig jaar en twee/ drie nieuw te benoemen leden. Eén persoon wordt benoemd tot collecteleider/aanspreekpunt.
  5. Op de teldag beschikbaar zijn om;
    – Enveloppen te openen, geld te tellen en te administreren
  6.  Het evalueren van de actie en het opstellen van een proces verbaal met de verantwoording van de gelden. Verslag met aanbevelingen voor volgend jaar en het aanpassen van het protocol.

Taken van de koepelwerkgroep

  1. Het beheren van de materialen en de administratie zodat die in volgende jaren weer gebruikt kunnen worden. ( materiaalgroep/ secretariaat)
  2. Aanpassen van de intekenlijsten met naam en logo van de deelnemende fondsen. ( secretariaat)
  3. Opstellen van de routes met naam collectant, straten, busnr. ( Routegroep)
  4. Bewerken van de begeleidende brief en de enveloppen. ( secretariaat)
  5. Het contact onderhouden met de media en doelgroep. ( PR groep)
  6. Brief schrijven aan de collectanten met aanbevelingen en data van; uitzetten, ophalen, inleveren van de enveloppen en vergunningsnummer. ( materiaalgroep)
  7. Klaar maken van de emmers en de legitimatie bewijzen ( materiaalgroep)
  8. Voor en na de collecte de pers benaderen.(PR groep) Verslag uitbrengen naar de gemeente. ( secretariaat/ collecteleider)
  9. Opstellen van een vergaderschema. ( secretariaat)

Goede doelen week Asten GDWA Goededoelenweek Goededoelenweekasten